Klachtenprocedure

Klachtenprocedure en integriteit

Natuur en Milieufederatie Drenthe

Wij doen ons uiterste best om zorgvuldig en integer te werken. Toch kan het gebeuren dat er iets mis gaat. In dat geval kun je gebruikmaken van onze klachtenprocedure of ons meldpunt integriteit. Klachten of meldingen kun je telefonisch of schriftelijk doorgeven.

Wanneer is het een klacht?

Een klacht heeft betrekking op onze dienstverlening. Deze is bedoeld om aan te geven dat iets niet op een juiste wijze is verlopen, je ontevreden bent, iets hebt gesignaleerd of meegemaakt waarvan je vindt dat het anders had moeten verlopen. Bijvoorbeeld wanneer we onzorgvuldig of nalatig hebben gehandeld.

Wanneer is het een integriteitsmelding?

Een integriteitsmelding gaat om ernstige zaken. Integriteitsmeldingen hebben te maken met:

belangenverstrengeling
manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie
onverenigbare functies/bindingen/activiteiten
strafbare feiten zoals diefstal, verduistering, fraude, corruptie
verspilling en misbruik van eigendommen
ongewenst gedrag: agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie, pesten, stalken etc.

Waar kun je met jouw klacht of melding terecht?

Indienen van een klacht

Je kan op verschillende manieren een klacht doorgeven:

per e-mail: info@nmfdrenthe.nl
telefonisch via ons algemene nummer: 0592-311150;
per post t.a.v. Geke Horlings, Hertenkamp 6, 9401 HL ASSEN

1. De ontvangst van de klacht
Klachten worden verzameld in een intern, digitaal klachtenregister. Jouw klacht wordt vertrouwelijk behandeld. We geven je naam niet door aan derden zonder jouw toestemming.

2. Afhandeling van de klacht
De ontvanger noteert de klacht en stuurt binnen drie werkdagen een ontvangst-bevestiging. Binnen 14 dagen ontvang je bericht over de afhandeling van jouw klacht.

Het kan zijn dat nader onderzoek nodig is om de klacht goed te kunnen beoordelen. In dat geval informeren we je hierover. Het onderzoek kan inhouden dat we je nog vragen stellen over de klacht of dat vragen worden gesteld aan de persoon of personen op wie de klacht betrekking heeft. Ook kunnen we vragen stellen aan andere medewerkers van de Natuur en Milieufederatie Drenthe en/of – alleen met jouw toestemming – aan derden.

Je ontvangt na het onderzoek uiterlijk binnen zes weken schriftelijk een verslag van de bevindingen, het oordeel daarover en ook eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.

3. Rapportage
Er wordt een – eventueel op verzoek van de melder geanonimiseerde – samenvatting gemaakt van de klacht en de procedure en deze wordt bewaard in het digitale klachtenregister. Eenmaal per jaar worden de binnengekomen klachten geagendeerd tijdens een vergadering van de Stichtingsraad (ons toezichthoudend orgaan).

Integriteitsmelding doen

1. Meldpunt integriteit
Zie je of vermoed je dat een werknemer, vrijwilliger of stagiair van onze organisatie niet integer handelt, geef dat dan door. Je melding komt terecht bij het meldpunt integriteit; Contactpersoon: Geke Horlings.

Integriteitsmeldingen kunnen doorgegeven worden:

per e-mail: horlings@nmfdrenthe.nl
telefonisch: 0592-311150
per post: t.a.v. G. Horlings, Hertenkamp 6, 9401 HL Assen

2. De ontvangst van de melding over integriteit
Jouw melding wordt vertrouwelijk behandeld en we geven je naam niet door aan derden zonder jouw toestemming.
Het meldpunt integriteit bevestigt de ontvangst van de melding binnen een week.

3. Over de melding integriteit

Vermeld bij een melding per post altijd op de envelop dat het om vertrouwelijke post gaat. De envelop wordt dan alleen door de contactpersoon van het meldpunt integriteit geopend.
Vermeld naast je naam altijd minimaal een telefoonnummer of e-mailadres waarop je te bereiken bent.
Een integriteitsmelding kan anoniem worden gedaan als het gaat om gedrag, waarnaar onderzoek kan worden gedaan, zoals fraude, belangenverstrengeling en diefstal in relatie tot het dienstverband.

Anonieme meldingen over ongewenst / grensoverschrijdend gedrag kunnen niet anoniem worden gedaan, omdat deze alleen kunnen worden onderzocht als we hierover contact kunnen opnemen met de melder.

4. Afhandeling van de melding integriteit

Het meldpunt integriteit beoordeelt de melding en overlegt, als dat nodig is, met de directeur. Als de melding de directeur betreft dan overlegt het meldpunt integriteit met (een lid van) de Stichtingsraad (toezichthouder). Jouw persoonsgegevens worden hierbij alleen met jouw toestemming gedeeld.
Het kan zijn dat een nader feitenonderzoek nodig is. Bij een melding over ongewenste omgangsvormen worden de wensen van de melder meegenomen in de afweging om al dan niet een feitenonderzoek in te stellen.
Een onderzoek wordt uitgevoerd in opdracht van de directeur-bestuurder. Als de melding over de directeur-bestuurder gaat dan besluit de Stichtingsraad over de noodzaak en de inhoud van het onderzoek. De opdrachtgever bepaalt wie het onderzoek uitvoert en kan daarbij gebruik maken van het onderzoeksprotocol, dat ook voor interne meldingen beschikbaar is.
We stellen een feitenonderzoek in als:
- de melding door het meldpunt als een vermoedelijke integriteitschending of ongewenst gedrag wordt aangemerkt; en
- de (informatie in de) melding gebaseerd is op redelijke gronden; en
- de (informatie in de) melding voldoende betrouwbaar en concreet is; en
- de (informatie in de) melding in redelijkheid te onderzoeken is; en
- deze onderzoeksmogelijkheden niet buiten-proportioneel zijn.
Als een feitenonderzoek wordt ingesteld, dan ontvang je bericht over de onderzoeksopdracht en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd.
Je wordt binnen vier weken na verzending van de ontvangstbevestiging schriftelijk geïnformeerd over de vraag of er een feitenonderzoek wordt ingesteld of dat er een eventueel ander vervolg wordt gegeven aan de melding.
Als afhandeling van de melding binnen vier weken na het verzenden van de ontvangstbevestiging niet mogelijk is, dan wordt je hierover geïnformeerd. De termijn van afhandeling wordt dan met maximaal 4 weken verlengd.
Als sprake blijkt te zijn van een strafbaar feit, dan wordt aangifte bij de politie gedaan.
Als blijkt dat niet integer gehandeld is, dan kunnen voor de betrokkenen corrigerende maatregelen worden getroffen.

5. Rapportage integriteit

Er wordt een geanonimiseerde samenvatting gemaakt van het meldingsproces en deze wordt bewaard in het digitale meldingsregister. Eenmaal per jaar worden de binnengekomen meldingen geagendeerd tijdens een vergadering van de Stichtingsraad (toezichthoudend orgaan).
Het aantal en de aard van de meldingen worden dan besproken. Afhankelijk van de aard en ernst, kunnen de binnengekomen meldingen leiden tot aanbevelingen voor de werkprocessen of de inhoudelijke koers.

Vastgesteld door de Stichtingsraad d.d. 24 september 2026